Para el mejor manejo y funcionamiento de una empresa se necesita de estructura, organización, control, supervisión y planificación. Son directrices que deben estar presentes para el éxito de una empresa. Al combinar un software para inventarios de almacén gratis estamos sumando otra directriz que lleva a mantener estándares altos de almacenamiento.
Una empresa exitosa, se ve reflejada por sus ventas. Las ventas van de la mano con la entrega del producto, mercancía o servicio que ofrece la empresa. El producto, mercancía o servicio que llamaremos “artículo” debe tener en el software para inventarios una existencia positiva al momento de la entrega.
Los Software de control de inventario se han creado con el fin de disminuir los costos de almacenamiento. Se debe implementar un proyecto de observación pedido-cliente para calcular la cantidad y la frecuencia con la que se solicita cada pedido con el objetivo de tener un stock adecuado al tipo de empresa que lo requiera.
Kardex
Para dar inicio, debes saber que todas las empresas deben tener un kardex, que es un formato que se usa para mantener un control de almacén actualizado del articulo (producto, mercancía o servicio), registrando estructuradamente cada unidad que ingresa y sale de una empresa.
En este tipo de documento o formato, llamado kardex, se debe tomar en cuenta la fecha en que se hace el registro. Si es una entrada o salida de artículo, el número de control del documento, cantidad de ingreso, cantidad de salida, el proveedor y/o destino.
Es de suma importancia llevar el control con un kardex, ya que también se refleja el costo actualizado de los artículos costo por unidad y al mayoreo. Se puede ver el stock de artículos restantes dentro del almacén, así como buscar un proveedor específico con el número de control de la factura.
Al hablar del inventario tipo kardex, nos referimos a una tarjeta que permite reportes de información resumida de las transacciones que se realizan. Antiguamente este documento administrativo se realizaba con estas tarjetas en físico. Hoy en día lo podemos hacer con un software de facturación e inventario, como los que mencionaremos a continuación.
3 Tipos de softwares para inventarios gratis
1. ABC Inventory
Es un software de gestión de inventario. El ABC inventory tiene una opción gratuita. Permite gestionar varios inventarios y múltiples almacenes. Ayuda en la organización de otros datos, como las compras-ventas, fallas y otras más.
El manejo de funcionamiento del ABC inventory, permite controlar las entradas y salidas de productos y/o artículos. Los artículos se pueden descomponer en padres e hijos, asignando la cantidad de hijos que lleva la unidad del artículo padre.
Este software posee una configuración de etiquetas a imprimir con remitente y destinatario, facturación con varias tazas de IVA y sus porcentajes ajustados, capacidad ilimitada de registro de artículos en capacidad ilimitada de almacenes. El ABC inventory es un software de fácil manejo para cualquier usuario.
Mantiene el control de ubicaciones por estanterías en el almacén de un artículo, el número de artículos por estantería, la cantidad de ese artículo en existencia, transferencias entre el almacén emisor y el receptor, así como la agrupación de artículos en familia de artículos. Al darle salida a los artículos podemos hacerlo con el código de barras del ABC inventory, podemos crear facturaciones para los clientes y otras opciones más.
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2. Stockipile de canvus
Este tipo de software está dirigido específicamente a pequeñas empresas. El stockipile ofrece al usuario la posibilidad de gestionar su inventario a través de devoluciones, registrar ventas, artículos dañados, y otras utilidades.
Es una excelente herramienta de invención en línea. Canvus tiene un soporte gratuito el cual debes descargar para solicitar registro, llenando los datos de rigor. Posteriormente procedes a importar el inventario según los datos que te proporcione la aplicación en la barra de tareas de la misma.
Si tienes un pequeño emprendimiento y lo manejas en páginas de Excel canvus es el software que tú necesitas. En este software se trabaja con archivos CVS (valores separados por comas), que son archivos especiales que pueden crear o editar en Excel, se almacenan por datos separados por comas y es fácil moverlos de un programa a otro.
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3. Odoo Inventory
El módulo de gestión de ventas e inventario Odoo inventory, es una aplicación de gestión de inventarios y solución de pedidos. Es gratuito para dos personas que usen la misma solución en línea.
Puedes descargar la aplicación Odoo inventory en la versión de código abierto y guardarla en tu servidor. Tiene la opción de realizar presupuestos para clientes, permitiendo ver los artículos que ofertamos y su costo, enviándole a través del correo electrónico la información para posteriormente confirmar la venta del producto.
Al generar una venta en Odoo inventory, el cliente realiza un pedido, se confirma la venta, realizamos la salida del almacén y preparamos el artículo para entregarlo al cliente. Se reflejará que tenemos una factura pendiente por hacer. Se realiza la factura y se entrega el pedido.
Este tipo de software Odoo inventory generalmente se utiliza en una empresa que trabaje en la web. Tiene múltiples beneficios, entre ellos podemos mencionar la opción de ver reflejada las facturaciones pendientes por entregar, restar el almacén al hacer ventas, recordatorios de pedidos y otras.
Cuando tenemos una factura en espera y el cliente decide hacer otro pedido con la misma factura, Odoo inventory nos permite ingresar nuevos productos a la misma factura sin necesidad de anular la facturación inicial, así que no tiene la obligación de crear una nueva factura. También desde la gestión de compras se puede generar un pedido por email directamente al proveedor.
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Consideraciones para instalar los softwares para inventarios de almacén gratuitos
La gran mayoría de los softwares para inventarios funcionan con el proceso de las compras y ventas. Es decir, al llegar el artículo a la empresa, el sistema automatizado a través de un operador, va generando el ingreso de esa mercancía o artículo, de igual manera va actualizando precios y sumando al stock de artículos reservados que tengan en el almacén.
Los softwares para inventarios se enfocan en el rastreo por movimiento de cada artículo, según la especificación del tamaño, número de unidades existentes, modelo, serial y precio. Es decir, la información que arroja el software de inventarios es real, evitando el extravío de mercancía o artículos y maximizando las ventas, ya que al tener visibilidad del stock, evitamos perder una venta importante.
La atención al público y el área de almacén van ligadas, pues lo que se ofrece al cliente debe estar reflejado en el flujo de existencia de productos o mercancía. Al cumplirse de manera eficaz con un software de control de inventario, la empresa tiene un alto porcentaje de éxito.